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La Direction Financière qui souhaite digitaliser ses processus doit maîtriser rapidement les principes d’un appel d’offres pour système de gestion. Cet article rappelle comment s’y prendre.

L’EVALUATION DES BESOINS

C’est l’étape initiale du projet. Elle pourra être formalisée au travers d’un schéma des principes ou schéma directeur qui rattachera à la stratégie de l’entreprise, les activités du domaine à équiper et les diverses données nécessaires à ces activités. 

Ensuite seulement, on s’interrogera sur les outils à mettre en place.Oublier le besoin pour se concentrer sur le produit de prime abord est en effet un risque majeur lors d’un appel d’offre de système d’information : désigner l’outil à acquérir avant la fonction à remplir est une cause fréquente d’échec. Avant d’investir dans un logiciel, il faut décrire précisément pourquoi on veut le faire.

François Verrecchia, du cabinet Compagnum, nous confie : “Préalable à tout appel d’offres digital, le travail autour de la feuille de route est incontournable pour réussir sa transformation numérique”.

Dans la continuité de cette feuille de route digitale, le dossier de consultation commencera par décrire assez précisément l’environnement des systèmes qu’utilisent les métiers : c’est « l’architecture des Systèmes d’Informations ». Cette étape d’expertise peut être réalisée en interne ou par un cabinet.

Le budget cible sera construit collégialement, par le « comité projet », sous pilotage du contrôleur de gestion. On y inclura cinq types de coûts :

  • L’amont : étape d’expertise initiale
  • Les licences
  • Le paramétrage par l’éditeur est la partie la plus onéreuse. Il inclue le transfert des données de l’ancien au nouveau Système d’Information
  • La conduite du changement : le poste le plus stratégique mais trop souvent sacrifié. En effet, elle va plus loin qu’une simple formation, il y a une différence entre savoir utiliser un outil, vouloir l’utiliser, comprendre en quoi il aide les salariés,
  • La maintenance ou maintien en condition opérationnelle, coûts intervenant après la livraison du produit.

QUELLES SONT LES PRINCIPALES ETAPE D’UN APPEL D’OFFRE ?

1)   O : Organiser

Un règlement d’appel d’offre résume utilement pour les participants les éléments de celui-ci : temps, livrables, mode d’échange avec les candidats…


2) 
 F : Formaliser

Formaliser l’analyse faite en phase amont, filtrer le marché pour ne s’adresser qu’aux intégrateurs pertinents en regard du besoin que l’on cherche à satisfaire.


3) 
 F : Formaliser

Formaliser les critères de sélection dans une grille récapitulant les critères structurants permettra d’objectiver les cotations, à l’heure du choix.


4) 
 R : Recevoir

Recevoir et traiter les réponses des candidats : phase de dialogue très riche, qui permettra notamment de s’inspirer du meilleur de chaque proposition. Même celles non retenues pourront apporter des suggestions utiles. C’est l’intérêt principal de l’appel d’offre.


5)
    E : Evaluer et choisir

On procédera de manière collégiale en impliquant les utilisateurs futurs de l’outil.

PEUT-ON SE PASSER D’UN APPEL D’OFFRE ?

La formation « Pilotage des Systèmes d’information » aborde cette question et recommande de s’engager dans l’exercice car il est riche d’enseignements utiles pour la suite du projet. La formation détaille les tâches inhérentes à un appel d’offre, explique comment élaborer et vers qui lancer son cahier des charges, comment évaluer les solutions, comment faciliter le choix. Elle éclaire les jalons à franchir ensuite, en phase de développement/paramétrage, pour donner aux participants les clefs de réussite de leurs projets de transition numérique.

La formation CEGOS est animée par Jean de Sigy, associé fondateur du réseau.

Elias Orphelin
Junior consultant au sein du réseau Oxygène
+33 6 21 07 55 56
oxygene.online

François Verrecchia
Fondateur du cabinet Compagnum
+33 6 60 61 69 15
www.compagnum.com

Elias Orphelin
Junior consultant au sein du réseau Oxygène
+33 6 21 07 55 56
oxygene.online

François Verrecchia
Fondateur du cabinet Compagnum
+33 6 60 61 69 15
www.compagnum.com

Le réseau Oxygène accompagne les dirigeants dans leur croissance et leur gestion.
Il rassemble des experts de la gestion financière : trésorerie, tableaux de bord, Business Intelligence, mise en place de services comptables et financiers, accompagnement des équipes de contrôle de gestion.
Les missions du cabinet le conduisent à piloter la mise en place d’outils de gestion, depuis la réalisation de prototypes sous Excel puis la réalisation d’appel d’offres, l’assistance à maîtrise d’ouvrage, jusqu’à la recette et l’animation des ateliers de formation/conduite du changement

Partenaire du réseau Oxygène, le cabinet Compagnum a pour mission d’accompagner les Dirigeants de PME et de startup dans leur développement en France et à l’étranger.
Nous accompagnons nos clients sur 4 chantiers : feuille de route stratégique, internationalisation, expérience client et transformation digitale.
Au besoin nous nous appuyons sur un éco-système de partenaires (digital, finance, RH, juridique…) pour proposer des solutions bout en bout à nos clients.

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